Adrián Téllez y Alejandra Escobar (Rockwell): ¿Inteligencia artificial en las ordenes de trabajo de mantenimiento?

El mundo productivo industrial es cada vez más dinámico y exigente. Dentro de este juegan un papel muy importante los departamentos de Mantenimiento y Operaciones. Es clave contar con las herramientas adecuadas para llevar a cabo la tarea diaria de una manera ágil y sencilla. Además, con estos datos de la mano de la tecnología más avanzada de Inteligencia Artificial, se pueden lograr excelentes resultados en poco tiempo. 

¿Qué ocurre con la gestión de las órdenes de trabajo?

Un departamento de mantenimiento medio gestiona 45 órdenes de trabajo/servicio a la semana. Eso supone más de 2.200 órdenes de trabajo al año. O una nueva solicitud cada cuatro horas. En otras palabras, el equipo de mantenimiento es fundamental para la empresa, está directamente relacionado con las operaciones y ese impacto es enorme. 

Por ejemplo, el coste medio de una avería con tiempo de parada no planificado es de 16.000 Euros, según una entrevista de Industry Week a Frank Hill, Director de Desarrollo de negocio de fabricación de Stratus Technologies. Si sólo el 5% de las órdenes de trabajo de mantenimiento programado evitan ese tiempo de parada (y eso siendo conservadores), se podrían ahorrar millones de euros. 

Sólo hay un problema: las órdenes de trabajo rara vez reciben la atención necesaria para hacer realidad este potencial. Tomemos como ejemplo las métricas más comunes de éstas, como el porcentaje de mantenimiento planificado. Pueden ser útiles para los equipos de mantenimiento, pero no dicen mucho sobre su impacto empresarial. Y las empresas sufren por ello. Las empresas no pueden tomar decisiones críticas si no miden la calidad del trabajo realizado. No saben si están contratando al personal adecuado. No saben si están gastando más de la cuenta en inversiones de capital. Y no saben si están prometiendo a los clientes las cosas correctas. 

Podemos obtener una imagen más clara cuando juntamos miles de órdenes de trabajos. Una imagen que se puede utilizar para comprender cómo trabajan las personas y los equipos, qué está obstaculizando el máximo rendimiento y cómo solucionarlo. Así es como se descubren los problemas difíciles de ver que frenan a la empresa, ya sea por falta de claridad, por un proceso obsoleto, por datos inexactos o por cualquier otro motivo. Es hora de dejar de ver las órdenes de trabajo como una simple tarea de una lista de tareas pendientes. ¡Es hora de ver esa imagen, de leer la historia que cuentan!

Las órdenes de trabajo deficientes pueden perjudicar a la empresa 

El conjunto de órdenes de trabajo con errores o deficientes son una de las formas más rápidas de que los problemas menores de mantenimiento se nos vayan de las manos. 

Por ejemplo, en Liberty Oilfield Services, empresa líder en servicios del petróleo e ingeniería, unas órdenes de trabajo deficientes provocaron grandes pérdidas de inventario y derivaron en costes innecesarios. El equipo de Liberty capturaba/podía llegar a ver "sólo una fracción de lo que realmente ocurría", en palabras de Jack Featheringill, Director de Mantenimiento de Liberty en EE.UU. "No había análisis de fallos, ni contexto, ni seguridad para nuestros mecánicos". 

Para Rambler Metals and Mining, las órdenes de trabajo incorrectas desperdiciaban cientos de horas de trabajo al año. "Quien terminaba su turno de 12 horas tenía que escribir páginas interminables con las notas", dice Scott Britton, GM de Operaciones de Rambler. 

"Escribir todo esto podía llevar hasta una hora, y la siguiente persona tenía que pasar la primera parte de su turno repasando las notas". 

Los problemas derivados de unas órdenes de trabajo deficientes suelen salir del taller y afectar a otras partes de la empresa. No hay más que ver los problemas que tuvieron Liberty y Rambler para darse cuenta de este efecto dominó. 

¿Cómo afectan a una empresa los registros inexactos y la falta de existencias?

Cuando los Departamentos de Finanzas, de Compras y de Mantenimiento no trabajan con la misma información y están alineados, esto podría causar: 

• Menor rendimiento y mayores costes operativos: La falta de las piezas de repuesto necesarias es una de las causas del 50% de todos los tiempos de parada no programados. Por otro lado, mantener las piezas que no son necesarias en el almacén añade un 12-20% extra de media a los costes operativos de una empresa. 
• Fallar en la planificación de las inversiones (CapEx): Es fácil pasar por alto las señales de advertencia de avería de los activos si no se tiene un contexto en torno a las compras de inventario. Eso lleva a algunas sorpresas cuando se miran los números finales. 
• Asignar recursos a los lugares equivocados: Si se pierde toda la historia en torno a las piezas, los fallos y el rendimiento, nunca se sabrá qué sitios necesitan más personal, inversiones, formación o herramientas.

Notas en papel, mucho tiempo perdido… 

Cuando los procesos de mantenimiento no funcionan, suelen aparecer ineficiencias en toda la organización, como: 

• Una lista interminable de tareas pendientes. Pasar casi el 10% de tu turno creando órdenes de trabajo (como Rambler) supone menos tiempo de trabajo real. El resultado es el mantenimiento diferido. Cada Euro en mantenimiento diferido cuesta 3.6 Euros en futuras necesidades de renovación de capital.
• Retrasos inesperados en los peores momentos. Detectar malos hábitos (como el desgaste constante de la misma pieza) es casi imposible sin órdenes de trabajo estandarizadas. Ajustar los planes de mantenimiento es difícil, y los resultados son inevitables, como por ejemplo una avería durante la producción. 
• Falta de seguimiento y auditorías con no conformidades. Los errores y el agotamiento son inevitables cuando las órdenes de trabajo son complicadas y requieren mucho tiempo. Todo derivará a buen seguro en mantenimientos programados con múltiples fallos, averías, problemas de cumplimiento, e incluso temas más importantes cómo los riesgos de seguridad, accidentes y el aumento de los costes.

El ROI de unas buenas órdenes de trabajo

Pero no nos dejemos llevar por el pesimismo, las buenas órdenes de trabajo también pueden tener un enorme impacto positivo. 

• Rambler tardó solo tres meses en aumentar su productividad un 15% tras estandarizar su proceso de órdenes de trabajo. Los técnicos de mantenimiento pudieron dedicar casi dos horas más en cada turno a hacer el trabajo en lugar de anotarlo. 
• La empresa de dragados Callan Marine redujo el tiempo de parada no planificada (que puede costar más de 1.100 Euros la hora) solo 90 días después de empezar a hacer un seguimiento de los costes y actividades de mantenimiento en las órdenes de trabajo. 
• La optimización de las órdenes de trabajo condujo a un aumento medio del 50% en el rendimiento de los activos, según los datos recopilados de los clientes de Fiix de Rockwell Automation. 

Crear excelentes órdenes de trabajo y trabajar constantemente para mejorarlas tiene demasiado sentido comercial como para ignorarlo, dice Stuart Fergusson, Director of Product Management de Fiix de Rockwell Automation y antiguo jefe de línea de producción en Procter and Gamble. "Hay dos impulsores principales para los dólares", dice Stuart. "Pero comprar una nueva línea es mucho más caro que hacer funcionar la que se tiene de forma más eficiente. ¿De dónde se saca esa eficacia? De un buen mantenimiento. ¿Y cómo se hace un buen mantenimiento? Con buenas órdenes de trabajo".

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Se pueden analizar automáticamente miles de órdenes de trabajo en unos pocos clics con el Sistema de Gestión de Mantenimiento Asistido por Ordenador (GMAO) Fiix de Rockwell Automation

Fiix dispone de un panel dinámico (Work Order Insights) que muestra el impacto de los trabajos cerrados y los próximos trabajos que pueden causar averías, posibles retrasos en la producción y otros problemas, de manera totalmente automática y gracias a herramientas de Machine Learning, y a la Inteligencia Artificial. Se pueden obtener listas de las órdenes de trabajo que se espera que causen averías y visualizarlas por riesgo e impacto potencial para que se puedan priorizar y prevenir los problemas. 

Los paneles también permiten ver el rendimiento general de los equipos de mantenimiento y el estado de las órdenes de trabajo por centro, así como otros filtros. 

Se trata de poder obtener la información necesaria para emplear el tiempo y presupuesto donde tenga mayor impacto. Gracias a ello se puede identificar de manera sencilla el trabajo que siempre lleva más tiempo del que debería y por qué. Además de solucionar el problema y ayudar al equipo a realizar el trabajo más rápidamente. 
 

Fiix permite predecir los repuestos necesarios para las próximas órdenes de trabajo

El módulo de predicción de piezas de repuesto (Parts Forecaster) tras el análisis de los movimientos de repuestos generará automáticamente paneles dinámicos para ver qué repuestos se deben tener en stock y reducir los costes de inventario. Gracias a estos, se pueden comprar las piezas adecuadas en el momento correcto, además de determinar qué y cuántas piezas de repuesto serán necesarias para las órdenes de trabajo y operaciones de mantenimiento programadas. 

Dejar de almacenar repuestos críticos en exceso y evitar roturas de stock es posible. Fiix hará recomendaciones automáticas para evitar gastos en inventario innecesario. Todo basado simplemente en la utilización del GMAO que, por otro lado, es muy sencillo y fácil de manejar para todo el equipo técnico a cargo de las operaciones y del día a día de mantenimiento. ¡Todas las recomendaciones y los paneles dinámicos se pueden ver en segundos y son parte del GMAO, no es necesario ir a otro software! 

Esto no es todo, Fiix ofrece otras herramientas de Inteligencia Artificial cómo Asset Insights que será de gran ayuda para el análisis automático de equipos críticos y Asset Risk Predictor que permitirá realizar un mantenimiento predictivo de verdad gracias a la conectividad con PLC y sensores en la fábrica.

Se puede encontrar más información en www.fiixsoftware.com/foresight/ 

Conclusiones

Con soluciones GMAO avanzadas y los últimos avances de la tecnología se pueden obtener grandes ventajas como evitar paradas no programadas, ahorrar en costes de mantenimiento optimizando los recursos y tener un mayor control de las operaciones. 

Adrián Téllez, Team Lead Solutions Consulting EMEA en Rockwell Automation 

Alejandra Escobar, Manager High Velocity Sales South Region EMEA en Rockwell Automation 

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Este artículo aparece publicado en el nº 550 de Automática e Instrumentación págs. 61 a 63.