Adiós a las hojas de cálculo para hacer Ofertas

Las hojas de cálculo son la herramienta más extendida en muchas empresas, siendo muy común su uso en el área comercial. Se suelen utilizar para reflejar los requerimientos del cliente, traducirlos en una solución, y realizar los cálculos de precio, o cualquier otro tipo cálculo técnico/económico que el usuario crea necesario para realizar.

La falta flexibilidad y usabilidad, que históricamente han mostrado los ERPs para con el proceso comercial, es el argumento habitual para el uso de las hojas Excel. Sin embargo, estas ventajas iniciales, suelen volverse en contra de la compañía.

Estos son los problemas principales derivados del uso de las hojas de cálculo:

1. Errores no deseados

La facilidad y flexibilidad de las hojas de cálculo, a su vez esconde el peligro de realizar acciones accidentales.

2. Falta de control de versiones: producto, tarifas, descuento

Asegurarse que toda la red de distribución trabaja con la misma versión del Excel, suele ser una quimera. 

3. Productos\Soluciones no viables

Hacer una nueva hoja de cálculo para un nuevo producto, parece rápido y sencillo.

Sin embargo, a medida que pasa el tiempo o bien el producto cada vez es más personalizado, empiezan a aparecer limitaciones.

4. Dependencia del “experto” que ha desarrollo la “súper Hoja”

Normalmente las personas que las crean tienen un alto conocimiento de Excel, y se convierten en auténticos expertos de los “entresijos” de su propia Hoja Excel.

5. Volumen datos y eficiencia

A pesar de que las hojas Excel pueden llegar guardar enormes cantidades de datos, no tienen capacidad para gestionarlas eficientemente.

6. Seguridad

A pesar que no todas las personas de la fuerza comercial, necesitarían tener acceso a toda la información y las lógicas necesarias, no es información que sea fácil ocultar y proteger.

7. Interfaz de Usuario

Excel no dejan de ser tablas con filas y columnas, podemos añadirles colores, textos, etc…pero nunca será una aplicación visual con imágenes, esquemas, geometrías, gráficos…. cuya usabilidad ayude a nuestra fuerza comercial, y enamore a nuestro cliente.

Al carecer de un interfaz que se adapte adecuadamente, hace poco usable su manejo desde dispositivos móviles, como smartphones y tablets. En la práctica suelen utilizarse únicamente en modo de consulta, la edición por mínima que sea, puede ser una tarea realmente tediosa.

Nuestra recomendación: si quieres focalizarte en tu “cliente” y ponerlo en el centro de tu negocio, este es un buen sitio por el que comenzar a utilizar una herramienta como repcon

Pricing & Quoting. No solo evitarás unos cuantos problemas, sino que además tendrás beneficios directos en tu negocio.

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